リモートワーク失敗の原因はオフィスにあり。上手くいってるオフィスの共通点３つ

(最終更新 2018/08/07)

リモートワークがなかなか上手くいかない一つの原因に、オフィス環境が挙げられます。リモートワーカーは、「場所にとらわれない」という思想をそもそも持っているので、カメラ付きのPCやイヤホンなど、オンライン会議に必要最低限の装備はすでに整っています。対してオフィス側は、自席でオンライン会議をすぐに行う環境ができているでしょうか？

リモートワークに関するたくさんのご相談をお受けする中で、オフィスとリモートしている人が混在するパターンのリモートワークにおいて、リモートワークがうまくいかない原因がリモートワークをしている人ではなくオフィスで働いている人たちにあることが多々見受けられます。今回はオフィス側のリモートワーク体制について考えてみましょう。

リモートワーク失敗の原因は…オフィス？

アイディア
オフィスによくある島型で席同士が密接しているデスク構成では、マイクが近くの人の音を拾ってしまうので、オンライン会議がやりにくくなります。そのために会議室を取って移動するとなると、手間も労力もかかり過ぎますし、そもそも会議室がすぐに確保できないという問題も生じます。また、大きな会議室でリモートワーカー対オフィスという構造でオンライン会議をしようとすると、機材の準備や接続に時間を取られたり、オフィス側がひとつのマイクに向かって一斉に喋ってしまって、リモート側が聞き取りづらくなったりします。

このような「やり辛さ」を感じてしまうと、オンライン会議はどんどんカジュアルでなくなり、それ自体が面倒になってしまってなかなか開かれなくなってしまうのです。

この問題の根本的な原因は、自席でオンライン会議ができないということにあります。ではオンライン会議がやりやすいオフィス環境とはどんなものでしょう？

リモートワークが上手くいってるオフィスの共通点３つ

1.席同士の間隔がとれている

ひとつは席と席が密接していないこと。できれば従来の島型のデスク構成ではなく、壁にくっつけて席と席の間隔が空けられるのが良いでしょう。小声であれば隣の席の話声が気にならないくらいの間隔が理想です。レイアウト自体を変更することが困難であれば、島から離れたところにオンライン会議用のフリースペースを設けてみてください。

2.全員がカメラ付きノートPCを使っている

ふたつ目は、各自のマシンをカメラ付きノートPCに統一することです。さらにすぐに使えるようにマイク付きのイヤホンをひとつ用意しておくことです。スマホに付属しているもので十分ですので、このふたつの装備をオフィスメンバー各自に徹底しておくことをおすすめします。

3.オンライン会議を使いこなせる

最後に、オンライン会議に必要な基本スキルを身につけておくことです。常に使うオンライン会議ツールをあらかじめ決めておいて、会議URLの発行・参加者へのURLの共有・音声のミュート・問題が生じた場合のリロードや再起動の方法・イヤホンの再接続方法・画面共有の方法を押さえておきましょう。これだけの機能が使いこなせれば、会議の最中に戸惑うことも無くなります。

最近のオンライン会議は無料で簡単に使えるものが多いですよ。

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まとめ

オンライン会議がやりやすいオフィス環境と、最低限のスキルが備われば、リモートワーカーとオフィスの間に立ちはだかる壁が低くなります。例えばほんのすこし声をかけて相談したい時、チャットでも済む問題かもしれませんが、隣のデスクの同僚にさっと話しかけるようにオンラインで話しかけることができれば、よりチーム内のコミュニケーションがスムーズになるでしょう。

リモートワークのためのオフィス環境を、ぜひ見直してみてください。